หลักการทำงานของเครื่องมือค้นหา (Search Engine) ส่วนใหญ่สามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนหลักๆ ดังนี้
- 1.การรวบรวมข้อมูล (Crawling) ขั้นแรกเครื่องมือค้นหาจะเริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อมูลจากเว็บไซต์ต่างๆ ที่มีบนอินเทอร์เน็ต กระบวนการนี้เรียกว่า “การครอล” (Crawling) หรือ “การสแกน” (Scanning) โดยการใช้โปรแกรมที่เรียกว่า “เว็บครอลเลอร์” (Web Crawler) หรือ “สปายเดอร์” (Spider) เว็บครอลเลอร์จะเข้าไปสำรวจเว็บไซต์และสร้างรายการลิงค์ และตามลิงค์เหล่านั้นเพื่อค้นหาเว็บไซต์อื่น ๆ
- 2.การดัชนีข้อมูล (Indexing) เมื่อเครื่องมือค้นหาได้รวบรวมข้อมูลจากเว็บไซต์ต่าง ๆแล้ว ขั้นถัดไปคือการสร้างดัชนี (Index) ซึ่งเป็นฐานข้อมูลที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับคำสำคัญ(Keywords) และลิงค์ที่เชื่อมโยงไปยังเนื้อหาต่าง ๆ ในเว็บไซต์นั้น ๆ เป้าหมายคือการจัดเก็บข้อมูลให้สามารถเรียกค้นและแสดงผลได้อย่างรวดเร็ว
- 3.การค้นหาและจัดเรียงผลการค้นหา (Searching and Ranking): เมื่อผู้ใช้ป้อนคำค้นในช่องค้นหา ระบบค้นหาจะนำคำค้นนี้ไปค้นหาในดัชนีที่เครื่องมือค้นหาได้สร้างขึ้น จากนั้นเครื่องมือค้นหาจะทำการจัดเรียงผลการค้นหาโดยใช้อัลกอริทึมการจัดเรียงผล(Ranking Algorithm) เพื่อนำเนื้อหาที่เกี่ยวข้องมาแสดงผลบนหน้าผลการค้นหา โดยผลการจัดเรียงนี้อาจจะใช้หลายปัจจัย เช่นคำสำคัญที่เกี่ยวข้อง ความสอดคล้องกับคำค้น ความน่าเชื่อถือของเว็บไซต์ เป็นต้น
- 4.การแสดงผลการค้นหา (Displaying Results): ผลการค้นหาที่ถูกจัดเรียงและจัดเก็บไว้ในดัชนีจะถูกนำมาแสดงผลบนหน้าผลการค้นหา เครื่องมือค้นหาจะแสดงเรื่องย่อ(Snippet) ของเนื้อหาที่เกี่ยวข้องพร้อมลิงค์ไปยังเว็บไซต์ต้นทาง
- 5.การอัพเดตและความน่าเชื่อถือ (Updating and Trustworthiness): เครื่องมือค้นหาต้องดูแลรักษาดัชนีเพื่อให้มีข้อมูลใหม่ ๆ เพิ่มเข้ามาและลบข้อมูลที่เป็นเก่า นอกจากนี้เครื่องมือค้นหายังต้องปรับปรุงอัลกอริทึมการจัดเรียงผลเพื่อให้ผลการค้นหามีความเหมาะสมและแม่นยำ และคำนึงถึงความน่าเชื่อถือของเว็บไซต์ในการจัดเรียงผล
สรุปได้ว่า หลักการทำงานของเครื่องมือค้นหาเป็นการรวบรวมข้อมูลจากเว็บไซต์ สร้างดัชนีข้อมูล ค้นหาและจัดเรียงผลการค้นหา และแสดงผลลัพธ์อย่างมีเหตุผล